Administrative Assistant

Experience: 3 to 5 years

Location: Montreal, QC

Skills: Yardi, PayScan, VCard, MS Office, Office 365, project coordination, document translation

Company Overview
JLL empowers you to shape a brighter way. Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward. JLL vous donne les moyens de façonner un avenir plus prometteur. Chez JLL, nos équipes façonnent l'avenir de l'immobilier afin de créer un monde meilleur en combinant des services de classe mondiale, du conseil stratégique et des solutions technologiques pour nos clients. Nous nous engageons à recruter les meilleurs talents et à leur offrir les moyens de s'épanouir, de développer des carrières significatives et de trouver leur place au sein de notre organisation. Que vous possédiez une solide expérience en immobilier commercial, dans les métiers spécialisés ou en technologie, ou que vous souhaitiez transposer votre expertise vers une nouvelle industrie, rejoignez notre équipe pour contribuer ensemble à façonner un avenir prometteur.

Position Overview
Adjoint(e) administratif(ive) – JLL Ce que ce poste implique : En tant qu'adjoint(e) administratif(ive), vous fournirez un soutien administratif essentiel à l'équipe située aux Galeries d'Anjou, tout en servant de liaison clé pour les communications internes et externes. Ce rôle est essentiel pour assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes, soutenir les initiatives stratégiques et maintenir les hauts standards de service qui définissent l'engagement de JLL envers l'excellence. Vous travaillerez étroitement avec la direction pour coordonner des projets complexes, gérer la documentation critique et faciliter une communication fluide entre de multiples intervenants dans un environnement immobilier commercial dynamique.

What your day-to-day will look like:
• Assurer le soutien et le suivi des projets de la directrice incluant la planification d'agenda,



préparation des budgets et initiatives de planification stratégique
• Naviguer dans les systèmes de gestion immobilière (Yardi, PayScan, VCard) pour maintenir les informations des locataires et la documentation des baux
• Coordonner le renouvellement des certificats d'assurance des locataires et mettre à jour les systèmes pour assurer la conformité
• Gérer les systèmes de documents virtuels et physiques incluant le classement, l'archivage et le maintien de structures organisées
• Préparer, traduire et réviser les documents d'affaires en français et en anglais pour divers intervenants
• Effectuer le suivi du statut des ententes de location et coordonner avec les locataires pour la validation d'informations
• Gérer les tâches administratives incluant les services de courrier, commandes de fournitures et correspondance

Required Qualifications:
• DEC en secrétariat, technique en bureautique ou domaine connexe
• Minimum de 3 à 5 ans d'expérience en soutien administratif ou administration de gestion immobilière
• Bilinguisme en français et anglais parlé et écrit avec de solides compétences rédactionnelles
• Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel) et Office 365
• Capacité démontrée de travailler sous pression et respecter des échéanciers serrés
• Fortes compétences organisationnelles et de priorisation avec attention au détail et précision
• Capacité prouvée de mener plusieurs tâches efficacement dans des environnements dynamiques

Preferred Qualifications:
• Expérience avec les systèmes de gestion immobilière (Yardi, PayScan, VCard)
• Connaissance des opérations immobilières commerciales et administration des baux
• Expérience de soutien à la direction dans les activités de planification stratégique
• Familiarité avec les relations locataires et communication avec intervenants externes
• Expérience de coordination de projets en environnements corporatifs




• Expérience avec la traduction de documents et correspondance bilingue
• Interactions orales et/ou écrites avec des locataires ou partenaires externes basés à l’extérieur du Québec (par exemple, fournisseurs de services, cabinets d’avocats, pairs, banquiers, firmes de courtage, firmes d’analyse de crédit, agences de crédits, clientèle non-francophone, etc.)

Location:
On-site –Montreal, QC

Si cette description de poste vous parle, nous vous encourageons à postuler même si vous ne répondez pas à toutes les exigences. Nous sommes intéressés à vous connaître et à ce que vous apportez à la table !
Chez JLL, nous exploitons la puissance de l'intelligence artificielle (IA) pour accélérer efficacement les connexions significatives entre les candidats et les opportunités. Grâce aux capacités de l'IA, nous analysons votre candidature pour des compétences, expériences et qualifications pertinentes afin de générer des informations précieuses sur la manière dont votre profil unique s'aligne avec les exigences spécifiques du rôle que vous recherchez.
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📌 Administrative Assistant (Mumbai)
🏢 Jones Lang LaSalle (JLL)
📍 Mumbai