Job Summary

The Export Documentation Executive will be responsible for preparing, managing, and verifying all export-related documents in compliance with Indian regulations and international trade requirements. The role involves handling both pre-shipment and post-shipment documentation, coordinating with internal teams, freight forwarders, CHA (Custom House Agents), banks, and customers to ensure smooth and timely export operations.

Key Responsibilities1. Pre-Shipment Documentation

- Preparation and verification of:
- Commercial Invoice
- Packing List
- Proforma Invoice
- Purchase Orders / Sales Contracts
- Coordination with production and dispatch teams for shipment readiness
- Preparation of export documentation as per Letter of Credit (LC) or advance payment terms
- Filing and processing of Shipping Bills through CHA
- Ensuring compliance with DGFT, Customs, and export regulations
- Coordination with freight forwarders for booking shipments (air/sea)
- Preparation and issuance of:
- Certificate of Origin (COO)
- Inspection Certificates (if applicable)
- MSDS / Technical Documents (if required)
- Ensuring correct HS Code classification and export incentives applicability (like RoDTEP, Duty Drawback)

2. Post-Shipment Documentation

- Preparation and dispatch of:
- Bill of Lading (BL) / Airway Bill (AWB)
- Export Invoice and Packing List (final copies)
- Certificate of Origin and other supporting documents
- Submission of documents to banks for LC negotiation / collection
- Follow-up with banks for payment realization
- Monitoring and closure of export transactions in EDPMS (Export Data Processing and Monitoring System)
- Handling discrepancies in LC documents and coordinating corrections
- Maintaining records for export advantages (RoDTEP, Duty Drawback, etc.)
- Coordination with customers for document delivery and queries
- Filing and maintaining export documentation records for audits and compliance

3. Coordination & Compliance

- Liaising with:
- Freight forwarders
- CHA (Custom House Agents)
- Banks
- Government authorities
- Ensuring adherence to:
- RBI guidelines
- FEMA regulations
- Customs and DGFT norms
- Keeping updated with changes in export policies and procedures

Key Skills & Competencies

- Strong knowledge of export documentation and international trade procedures
- Familiarity with LC documentation and banking processes
- Working knowledge of ICEGATE, DGFT portal, and EDPMS
- Attention to detail and accuracy in documentation
- Good coordination and communication skills
- Ability to handle multiple shipments and deadlines

Educational Qualification

- Bachelor’s degree in Commerce / International Business / Logistics / Supply Chain
- Additional certification in Export-Import (EXIM) is preferred

कार्य सारांश (Job Summary)

निर्यात प्रलेखन कार्यकारी सभी निर्यात संबंधी दस्तावेज़ों की तैयारी, प्रबंधन और सत्यापन के लिए जिम्मेदार होगा,



जो भारतीय नियमों और अंतरराष्ट्रीय व्यापार आवश्यकताओं के अनुरूप हों। इस भूमिका में प्री-शिपमेंट और पोस्ट-शिपमेंट दस्तावेज़ीकरण दोनों का संचालन शामिल है, तथा आंतरिक टीमों, फ्रेट फॉरवर्डर्स, CHA (कस्टम हाउस एजेंट), बैंकों और ग्राहकों के साथ समन्वय कर सुचारु और समयबद्ध निर्यात संचालन सुनिश्चित करना होता है।

मुख्य जिम्मेदारियाँ (Key Responsibilities)1. प्री-शिपमेंट दस्तावेज़ीकरण (Pre-Shipment Documentation)

- निम्नलिखित दस्तावेज़ों की तैयारी और सत्यापन:
- कमर्शियल इनवॉइस
- पैकिंग लिस्ट
- प्रोफार्मा इनवॉइस
- परचेज ऑर्डर / सेल्स कॉन्ट्रैक्ट
- उत्पादन और डिस्पैच टीम के साथ समन्वय कर शिपमेंट की तैयारी सुनिश्चित करना
- लेटर ऑफ क्रेडिट (LC) या अग्रिम भुगतान शर्तों के अनुसार निर्यात दस्तावेज़ तैयार करना
- CHA के माध्यम से शिपिंग बिल की फाइलिंग और प्रोसेसिंग
- DGFT, कस्टम्स और निर्यात नियमों का पालन सुनिश्चित करना
- फ्रेट फॉरवर्डर्स के साथ एयर/सी शिपमेंट बुकिंग का समन्वय
- निम्नलिखित दस्तावेज़ों की तैयारी और जारी करना:
- सर्टिफिकेट ऑफ ओरिजिन (COO)
- निरीक्षण प्रमाणपत्र (यदि लागू हो)
- MSDS / तकनीकी दस्तावेज़ (यदि आवश्यक हो)
- सही HS कोड वर्गीकरण और निर्यात प्रोत्साहनों (RoDTEP, ड्यूटी ड्रॉबैक) की पात्रता सुनिश्चित करना

2. पोस्ट-शिपमेंट दस्तावेज़ीकरण (Post-Shipment Documentation)

- निम्नलिखित दस्तावेज़ों की तैयारी और प्रेषण:
- बिल ऑफ लैडिंग (BL) / एयरवे बिल (AWB)
- अंतिम निर्यात इनवॉइस और पैकिंग लिस्ट
- सर्टिफिकेट ऑफ ओरिजिन और अन्य सहायक दस्तावेज़




- LC नेगोशिएशन / कलेक्शन के लिए बैंकों में दस्तावेज़ जमा करना
- भुगतान प्राप्ति के लिए बैंकों के साथ फॉलो-अप
- EDPMS (Export Data Processing and Monitoring System) में निर्यात लेनदेन की निगरानी और समापन
- LC दस्तावेज़ों में विसंगतियों को संभालना और सुधार के लिए समन्वय करना
- निर्यात लाभ (RoDTEP, ड्यूटी ड्रॉबैक आदि) के रिकॉर्ड बनाए रखना
- ग्राहकों के साथ दस्तावेज़ वितरण और प्रश्नों के लिए समन्वय
- ऑडिट और अनुपालन के लिए सभी दस्तावेज़ों का उचित रिकॉर्ड बनाए रखना

3. समन्वय एवं अनुपालन (Coordination & Compliance)

- निम्नलिखित के साथ समन्वय:
- फ्रेट फॉरवर्डर्स
- CHA (कस्टम हाउस एजेंट)
- बैंक
- सरकारी प्राधिकरण
- FEMA नियमों का पालन सुनिश्चित करना
- कस्टम्स और DGFT मानकों का अनुपालन
- निर्यात नीतियों और प्रक्रियाओं में होने वाले बदलावों से अद्यतन रहना

मुख्य कौशल एवं दक्षताएँ (Key Skills & Competencies)

- निर्यात दस्तावेज़ीकरण और अंतरराष्ट्रीय व्यापार प्रक्रियाओं का मजबूत ज्ञान
- LC दस्तावेज़ और बैंकिंग प्रक्रियाओं की समझ
- ICEGATE, DGFT पोर्टल और EDPMS का कार्यकारी ज्ञान
- दस्तावेज़ों में सटीकता और सूक्ष्मता पर ध्यान
- अच्छे समन्वय और संचार कौशल
- एक साथ कई शिपमेंट और समयसीमाओं को संभालने की क्षमता

शैक्षणिक योग्यता (Educational Qualification)

- वाणिज्य / अंतरराष्ट्रीय व्यापार / लॉजिस्टिक्स / सप्लाई चेन में स्नातक डिग्री
- एक्सपोर्ट-इंपोर्ट (EXIM) में अतिरिक्त प्रमाणपत्र वांछनीय

Job Type: Full-time

Pay: ₹25,000.00 - ₹30,000.00 per month

Application Question(s):

- Pre and Post Shipment Export Documentation knowledge?

Experience:

- Export Documentation: 1 year (Required)

Location:

- Mumbai, Maharashtra (Required)

Shift availability:

- Day Shift (Preferred)

Work Location: In person

📌 Export Documentation ( Pre/Post Shipment - Manufacturing) (Mumbai)
🏢 Kamsons Polymers
📍 Mumbai